Rédiger le cahier des charges
Pour organiser de façon méthodique la consultation des professionnels,
définir avec précision les besoins de l'entreprise et ne rien oublier,
la rédaction d'un cahier des charges s'avère indispensable.
Le cahier des charges permet au donneur d'ordre d'identifier et d'exprimer
avec précision son besoin, en particulier :
le descriptif et la présentation de l'entreprise et de ses locaux
(visite, plans, accès, …) ;
la période d'exécution souhaitée (contraintes, planification, …) ;
l'indication de la présence d'autres corps de métier
pendant l'opération de déménagement ;
la nature et l'importance des biens à déménager
(postes de travail, machines, archives, produits, …) ;
les prestations demandées au prestataire ou prises en charge
par le personnel de l'entreprise cliente (emballage, protection,
déballage, débarras, ...) ;
les prestations souhaitées en amont du déménagement
(inventaires détaillés, plans d'implantation, cellule de coordination,
réunions d'informations, signalétique, …) ;
les exigences en matière d'encadrement et de qualification
du personnel de déménagement ;
les éventuelles procédures qualité que le client entend mettre
en œuvre pour le suivi et la bonne fin du déménagement ;
les conditions d'envoi, de remise et d'appréciation des offres ;
la présentation souhaitée pour les conditions financières (prix,
modalités de paiement, pénalités en cas de retard,
report ou annulation, …).
Aux besoins exprimés par le donneur d'ordre, le prestataire soumissionnaire
devra répondre dans le détail, en précisant notamment :
le responsable technique chargé de conduire les opérations,
la planification prévue,
les prestations proposées,
les moyens mis en œuvre (personnel, matériel, organisation)
et les solutions techniques préconisées,
l'éventuel recours à la sous-traitance,
la répartition des tâches entre l'entreprise cliente et le prestataire,
les conditions financières en joignant tous les renseignements
et justificatifs demandés dans le cahier des charges (références,
attestations, inscriptions réglementaires, ...).
La clarté du cahier des charges permet de canaliser les réponses des soumissionnaires
et d'en faciliter la comparaison objective, une grille d'analyse pouvant être établie
pour le dépouillement des offres.
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